Check-in autonomo e keybox: cosa si può fare davvero dopo la sentenza

La regola oggi, in una riga

Devi vedere in faccia il tuo ospite e confrontare quel volto con il suo documento. Non è obbligatorio farlo di persona: puoi farlo a distanza, ma in tempo reale. Quello che non puoi più fare è il check-in anonimo — foto del documento inviata via chat e codice della cassetta in risposta. È questa la sintesi della sentenza del Consiglio di Stato depositata a novembre 2025, e non coincide con il «keybox vietate» che si legge quasi ovunque.

La circolare che ha aperto il caso

Il 18 novembre 2024 il Ministero dell’Interno interviene su self check-in e key box, richiamando l’articolo 109 del TULPS — la norma che impone ai gestori di identificare gli ospiti e comunicarli all’autorità di pubblica sicurezza. La posizione: consegnare le chiavi tramite codici o cassette di sicurezza, dopo aver ricevuto i documenti per via telematica, non soddisfa l’obbligo di identificazione.

Il ragionamento è concreto, e vale la pena capirlo perché è il cuore di tutta la vicenda: una volta che i documenti sono arrivati via messaggio, nessuno può escludere che nell’appartamento entri qualcun altro. Chi ha inviato la carta d’identità e chi apre la porta possono essere due persone diverse, e l’autorità non ha modo di accorgersene. Non è un cavillo formale: è esattamente lo scopo per cui la comunicazione degli ospiti esiste.

Il TAR annulla, il Consiglio di Stato ribalta

La circolare finisce davanti al giudice amministrativo. Il TAR del Lazio, con la sentenza n. 10210/2025, la annulla: secondo i giudici di primo grado l’identificazione «de visu» sarebbe stata superata dalla riforma del 2011, che ha spostato tutto sul canale telematico. Per qualche mese il settore dà per chiusa la partita, e migliaia di annunci tornano a promettere l’accesso autonomo.

Poi arriva il secondo grado. Il Consiglio di Stato, con la sentenza n. 5732 depositata il 21 novembre 2025, ribalta il TAR e dà ragione al Ministero: l’obbligo di identificazione dell’art. 109 TULPS si applica pienamente anche alle locazioni brevi. La riforma del 2011 ha cambiato come si comunicano gli ospiti, non ha eliminato l’obbligo di vederli.

Ma — ed è qui che quasi tutti si fermano troppo presto — il Consiglio di Stato non ha vietato la tecnologia. Ha detto che la verifica può avvenire anche con strumenti di videocollegamento, predisposti dal gestore all’ingresso dell’immobile, purché siano affidabili e idonei a confrontare in tempo reale il volto dell’ospite con il suo documento. I giudici citano espressamente videocitofoni e «spioncini digitali».

Cosa puoi fare davvero

Tradotto in pratica, il discrimine non è «di persona o da remoto». È controllo visivo reale e immediato, sì o no:

• Accoglienza di persona. Sempre valida, e a Olbia resta la soluzione migliore su un immobile singolo: guardi il documento, guardi l’ospite, chiudi la pratica in due minuti.
• Videocitofono o spioncino digitale all’ingresso. Vedi chi sta entrando mentre entra, e confronti volto e documento in diretta. È lo scenario che la sentenza indica espressamente.
• Videochiamata al momento dell’arrivo. Non prima, non «quando ti fa comodo»: nel momento dell’accesso, con l’ospite davanti alla porta e il documento in mano.

Quello che non regge più è la sequenza che tutti conoscono: documento inviato tre giorni prima, codice mandato via messaggio, nessuno che guarda nessuno. È esattamente lo scenario che la norma vuole impedire.

Quindi la keybox è morta?

No, e la sfumatura conta. La cassetta in sé non è il problema: il problema è la consegna delle chiavi senza che qualcuno abbia verificato chi sta entrando. Una keybox usata dopo un riconoscimento in tempo reale è uno strumento di comodità come un altro. Una keybox usata al posto del riconoscimento è la violazione.

Resta poi tutto il resto, che la sentenza non tocca: la comunicazione degli ospiti va comunque trasmessa entro le 24 ore tramite Alloggiati Web, e in Sardegna vanno inviate anche le presenze alla Regione. L’identificazione è il primo anello, non l’unico.

Gli errori più comuni

• Credere che «keybox = illegale». Il divieto colpisce l’accesso senza riconoscimento, non l’oggetto.
• Credere che il TAR abbia chiuso la questione. Quella sentenza è stata riformata in appello: fa testo il Consiglio di Stato.
• Fare la videochiamata il giorno prima. Non serve a nulla: la verifica deve essere contestuale all’ingresso, altrimenti torni al punto di partenza.
• Identificare solo chi prenota. Vanno identificati tutti gli ospiti che alloggiano, non il solo intestatario.
• Pensare che valga solo per le strutture ricettive. Il Consiglio di Stato è esplicito: l’art. 109 TULPS si applica anche alle locazioni brevi.

Se stai partendo adesso, questo è uno dei quattro adempimenti da mettere in fila prima di pubblicare, insieme al CIN: ne parliamo nella guida alla gestione a Olbia.

Domande frequenti

Posso ancora usare una cassetta portachiavi?

Sì, purché non sostituisca il riconoscimento. Se prima di far entrare l’ospite hai verificato in tempo reale che il volto corrisponda al documento, la cassetta è solo il modo in cui gli consegni le chiavi.

La videochiamata basta davvero?

Secondo il Consiglio di Stato sì, se avviene in tempo reale e con strumenti affidabili, capaci di confrontare il volto dell’ospite con il documento. La sentenza cita videocitofoni e spioncini digitali installati all’ingresso.

Il TAR non aveva annullato la circolare?

Sì, con la sentenza n. 10210/2025, ma la decisione è stata riformata in appello. Il Consiglio di Stato, con la n. 5732 depositata il 21 novembre 2025, ha dato ragione al Ministero.

Vale anche per chi affitta un solo appartamento?

Sì. L’obbligo dell’art. 109 TULPS riguarda chiunque dia alloggio, indipendentemente dal numero di immobili e dalla forma, imprenditoriale o meno.

Cosa rischio se non identifico gli ospiti?

La mancata comunicazione degli ospiti all’autorità di pubblica sicurezza è una violazione autonoma dell’art. 109 TULPS, separata dagli obblighi sul CIN. Il consiglio pratico è non improvvisare e verificare la procedura con la Questura competente.

Se ho un property manager, il problema è suo?

Il gestore può occuparsene materialmente, ma l’obbligo nasce in capo a chi dà alloggio. Prima di firmare, metti per iscritto chi identifica gli ospiti e con quale strumento: è una delle domande da fare a chi gestisce il tuo immobile.