Normativa
Alloggiati Web e SIRED a Olbia: come mettersi in regola
Alloggiati Web e SIRED a Olbia: chi è obbligato, come registrare gli ospiti in Questura, tempi, sanzioni e la comunicazione statistica regionale.
Alloggiati Web: cos’è e chi è obbligato
Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato dove chiunque ospiti a pagamento — hotel, B&B ma anche locazioni brevi — deve comunicare le generalità degli ospiti. Che valga anche per gli affitti brevi non è un’interpretazione: lo stabilisce l’articolo 19-bis del D.L. 113/2018, convertito nella legge 132/2018, per i contratti di durata inferiore a trenta giorni. L’accesso si richiede alla Questura di Sassari per il territorio di Olbia.
I tempi sono due, e vengono confusi spesso:
- Entro 24 ore dall’arrivo per i soggiorni normali.
- Entro 6 ore dall’arrivo se il soggiorno dura meno di 24 ore — il caso tipico della notte singola prima di un volo da Olbia Costa Smeralda.
La seconda regola è quella che salta più facilmente, proprio perché riguarda gli ospiti che vedi meno: arrivano tardi, ripartono all’alba, e la comunicazione slitta al giorno dopo quando ormai è fuori termine.
Come funziona la registrazione
- Richiedi le credenziali alla Questura con il modulo giusto — per un appartamento privato è l’Istanza Appartamenti Privati — allegando il documento d’identità e uno fra il modulo di comunicazione al Comune, la dichiarazione per lo IUN e la ricevuta della tassa di soggiorno. Arrivano via email entro 30 giorni, e prima di poter inviare va completata l’abilitazione del servizio
- Al check-in, raccogli e verifica il documento di ogni ospite
- Inserisci i dati sul portale entro il termine e conserva le ricevute
L’invio si può fare in tre modi: a mano dal portale, caricando un file di testo con tutti gli ospiti della giornata, oppure lasciando che sia il gestionale a trasmettere. Con uno o due immobili il portale basta; sopra i tre, l’inserimento manuale diventa la prima cosa che dimentichi ad agosto. Quello che non si può fare è uscire dal portale: Alloggiati Web è il canale unico verso la Questura, e i dati non vanno consegnati in forma cartacea né ad altri enti. PEC e fax sono ammessi solo quando è il portale stesso ad avere un problema tecnico.
Qualunque strada scegli, il portale rilascia una ricevuta di avvenuta trasmissione. È l’unico documento che dimostra che hai adempiuto: va conservata, perché in caso di controllo «l’avevo inserito» senza ricevuta non vale nulla.
Sul punto più discusso, le fonti oggi dicono questo. La circolare del Ministero dell’Interno del 18 novembre 2024 chiede ai gestori di verificare de visu la corrispondenza fra gli ospiti e i documenti, ed esclude le procedure di check-in da remoto. Il TAR Lazio l’aveva annullata; il Consiglio di Stato, con decisione depositata il 21 novembre 2025, ha accolto l’appello del Ministero e respinto il ricorso. Quello che la circolare censura, nelle parole della sentenza, è acquisire i documenti e trasmettere codici di apertura o di keybox senza alcun controllo visivo.
Il Consiglio di Stato aggiunge però che l’identificazione de visu non si esaurisce necessariamente nella presenza fisica: potrebbe avvenire con dispositivi di videocollegamento all’ingresso, idonei ad accertare in quel momento la corrispondenza fra ospite e titolare del documento, e osserva che la circolare non esclude categoricamente queste soluzioni. Keybox e serrature elettroniche restano quindi strumenti di accesso, non una risposta agli obblighi di identificazione.
Noi possiamo organizzare procedure di accesso autonomo agli immobili. Gli adempimenti di identificazione e comunicazione degli ospiti vanno gestiti nel rispetto delle regole vigenti, e vanno decisi prima della stagione, non al primo arrivo notturno.
I documenti: cosa serve, e cosa non devi conservare
Qui c’è un equivoco che genera lavoro inutile e rischio in più. La norma ti chiede di comunicare i dati del documento, non di archiviarne una copia. Trattenere scansioni o fotocopie delle carte d’identità dei tuoi ospiti, magari in una cartella del telefono o nella chat della piattaforma, non ti dà alcuna tutela in più: aggiunge solo dati personali di cui diventi responsabile.
- Verifica il documento, trascrivi i dati, trasmetti.
- Conserva la ricevuta della trasmissione, non il documento: le ricevute vanno tenute cinque anni in formato digitale.
- Cancellare i dati trasmessi non è una precauzione, è un obbligo: il decreto lo chiede non appena il sistema ha generato la ricevuta.
Serve un documento di riconoscimento in corso di validità: la norma parla di carta d’identità o di altro documento idoneo ad attestare l’identità secondo le norme vigenti. Per gli stranieri extra-UE il passaporto è la strada più lineare, perché il portale prevede i campi corrispondenti. L’elenco dei tipi di documento accettati è quello della tabella pubblicata dalla Polizia di Stato.
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SIRED: la comunicazione statistica
SIRED / ROSS 1000 è il sistema della Regione Sardegna per la rilevazione dei flussi turistici: chi affitta deve comunicare arrivi e presenze ai fini ISTAT entro 24 ore. I due nomi indicano la stessa cosa — la Regione intitola così il servizio e descrive ROSS 1000 come la versione attuale della piattaforma SIRED — quindi non cercare un sistema che ne ha sostituito un altro: è uno solo, con due etichette. È un obbligo separato da Alloggiati Web: autorità diverse, finalità diverse, stessi dati di base.
La differenza di fondo aiuta a non confonderli: Alloggiati Web risponde a un’esigenza di sicurezza e guarda alla singola persona entro poche ore; SIRED risponde a un’esigenza statistica e guarda ai numeri aggregati del periodo. Il primo non tollera ritardi, il secondo non tollera buchi: vanno comunicati anche i periodi a zero presenze.
La piattaforma regionale può generare un file per la Questura, ed è comodo, ma non fonde i due adempimenti: la Questura precisa che un malfunzionamento di SIRED / ROSS 1000 non giustifica il mancato inserimento, che in quel caso va fatto a mano nel portale.
Come si incastra con gli altri adempimenti
Alloggiati Web e SIRED non viaggiano da soli. Su ogni soggiorno si attivano quattro obblighi distinti, con tempi diversi:
| Adempimento | A chi risponde | Quando |
|---|---|---|
| Alloggiati Web | Questura | 24 ore (6 se il soggiorno è più breve) |
| SIRED / ROSS 1000 | Regione Sardegna | 24 ore, più la dichiarazione a zero nei mesi di apertura senza ospiti |
| Tassa di soggiorno | Comune | Riscossione al soggiorno, versamento periodico |
| CIN | Ministero del Turismo | Una volta, prima di pubblicare l’annuncio |
Il CIN e la tassa di soggiorno li trovi spiegati nella guida alle tasse sugli affitti brevi; il quadro completo, dal contratto alla gestione quotidiana, è nella guida alla gestione di un Airbnb a Olbia.
Delegare: cosa cambia davvero
Le vie ufficiali sono due. Le credenziali rilasciate alla struttura possono essere consegnate a un soggetto identificato e appositamente incaricato della trasmissione: lo prevede il decreto del 2021. In alternativa, agenzie e property manager possono presentare istanza in proprio come struttura ricettiva, allegando la visura camerale. Quello che non puoi delegare è il risultato: se l’adempimento salta, sei tu il titolare della struttura.
Per questo, prima di affidare la parte burocratica, l’unica domanda che conta è: mi mandi le ricevute? Un gestore che registra e ti documenta ogni trasmissione ti sta togliendo un rischio; uno che dice «tranquillo, ci pensiamo noi» senza lasciare traccia te lo sta solo spostando di qualche mese.
Domande frequenti
Devo registrare anche i bambini?
Sì: tutti gli ospiti vanno comunicati. Per i minori, i dati vengono inseriti dal capofamiglia o capogruppo che li accompagna.
Cosa rischio se dimentico una registrazione?
Le violazioni sono perseguite penalmente, ai sensi del combinato disposto degli articoli 17 e 109 del TULPS. Non è una sanzione amministrativa: è l’adempimento da non sbagliare mai.
Devo conservare una copia dei documenti degli ospiti?
No, e in generale conviene non farlo. La norma chiede di comunicare i dati, non di archiviare il documento: quello che devi conservare è la ricevuta di trasmissione rilasciata dal portale. Tenere scansioni oltre il necessario aggiunge solo dati personali di cui rispondi.
Se l’ospite arriva alle 23 e riparte alle 6, quando comunico?
È il caso del soggiorno inferiore alle 24 ore: la comunicazione va fatta entro sei ore dall’arrivo, quindi entro le 5 del mattino. In pratica va trasmessa al check-in, non il giorno dopo — motivo per cui su questi soggiorni conviene avere i dati già pronti, tenendo presente che raccoglierli in anticipo non sostituisce la verifica del documento al momento dell’accesso.
SIRED va compilato anche se non ho avuto ospiti?
Sì, se la struttura risulta aperta in quel mese: la Regione chiede di comunicare l’assenza di movimenti indicando un valore pari a zero. È lo stesso principio della tassa di soggiorno, dove la dichiarazione periodica va presentata pure a incasso zero.
AirAffitti gestisce anche questa parte?
Sì: con la gestione completa, registrazioni in Questura, SIRED e tassa di soggiorno sono a carico nostro, con scadenze tracciate e ricevute documentate.
